Deze webapp is bedoeld voor UGent-medewerkers in het studentencentrum (CA10, CA80 en CA96), die langs deze weg gespreksruimtes kunnen reserveren. Medewerkers van de front office kunnen in één oogopslag zien welke medewerker zich waar bevindt, om doorverwijzing van studenten te vereenvoudigen.
Inloggen is mogelijk via het centrale authenticatiesysteem van de UGent. Inloggen kan door via deze pagina aan te melden met een UGent-account.
Reserveren is mogelijk via deze pagina. Drag and drop kan gebruikt worden om een tijdslot te selecteren, dat nadien verfijnd kan worden indien nodig.
Belangrijk:reservaties voor de gespreksruimtes kunnen telkens ad hoc aangemaakt worden tot het einde van het trimester.
Het is mogelijk om je reservaties in te laden via een .ICS-bestand. Hiervoor ga je naar deze pagina en kopieer je je unieke URL. In de nieuwe versie van Outlook Calendar vind je in het menu links van het scherm meteen de optie om een agenda toe te voegen (zie video), waarbij je de link kunt gebruiken om het bestand te importeren. In de oude versie klik je rechts op "Mijn agenda's" en dan op "Agenda toevoegen". Vanuit de geïmporteerde agenda kan je rechtstreeks doorklikken om aanpassingen aan de boekingen te doen.
Belangrijk: Outlook Calendar synchroniseert externe kalenders slechts elke paar uur. Een wijziging zal dus niet onmiddellijk zichtbaar zijn.
We vragen om volgende afspraken na te leven:
Tracht de gereserveerde blokken te respecteren, zodat je collega's zeker zijn dat de gespreksruimte vrij is en door hen gebruikt kan worden wanneer ze deze geboekt hebben.
Verwijder toegekende reservaties wanneer je ze niet nodig hebt, zodat leegstand vermeden wordt. Dit geldt zeker op dagen waarin je je niet in het studentencentrum bevindt.
Als een toegekend blok van vier uur niet volledig gebruikt wordt, hoeft de boeking niet noodzakelijk aangepast te worden (e.g., bij een vrij uur). Wanneer er geen afspraken doorgaan in de gespreksruimte, dient de boeking wel verwijderd te worden.
Als gespreksruimten gewisseld worden tussen collega's, moeten ook de boekingen in het systeem aangepast worden. Zo heeft de front office op elk moment een correct overzicht over wie waar zit.
Er werden vier verschillende rollen toegekend aan de gebruikers van het studentencentrum:
Een externe gebruiker kan een gespreksruimte reserveren en bestaande reservaties wijzigen of verwijderen. Enkel reservaties van de gebruiker zelf kunnen gewijzigd of verwijderd worden.
Een interne gebruiker kan een gespreksruimte reserveren en bestaande reservaties wijzigen of verwijderen voor zichzelf en voor alle collega's in het team.
Een team lead kan een gespreksruimte reserveren voor zichzelf of voor een medewerker uit het eigen team. Enkel reservaties van gebruikers uit het eigen team kunnen gewijzigd of verwijderd worden. Een team lead kan daarnaast ook gebruikers toevoegen aan het team. Meer informatie hierover is hieronder terug te vinden na aanmelden.
Een admin kan een gespreksruimte reserveren voor alle medewerkers uit het studentencentrum. Spreadsheets kunnen gebruikt worden om reservaties in bulk aan te maken. Een admin kan daarnaast ook gebruikers toevoegen of verwijderen en hun team of hun rol wijzigen. Meer informatie hierover is hieronder terug te vinden na aanmelden.
| Actie | Externe gebruiker | Interne gebruiker | Team lead | Admin |
|---|---|---|---|---|
| Creëer eigen boeking | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Wijzig eigen boeking | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Creëer boeking teamlid | ❌ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Wijzig boeking teamlid | ❌ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Beheer teamleden | ❌ | ❌ | ✅ | ✅ |
| Creëer boeking alle gebruikers | ❌ | ❌ | ❌ | ✅ |
| Wijzig boeking alle gebruikers | ❌ | ❌ | ❌ | ✅ |
| Beheer alle gebruikers | ❌ | ❌ | ❌ | ✅ |
| Beheer gespreksruimtes | ❌ | ❌ | ❌ | ✅ |
Neem dan gerust per e-mail contact op met Jeroen van der Hooft, die eventuele vragen graag beantwoordt.